Do zorganizowania wycieczki szkolnej niezbędna jest odpowiednia dokumentacja, która zapewni bezpieczeństwo i zgodność z przepisami.

Jest nią Karta wycieczki.

To podstawowy dokument, który zawiera:

– nazwę i adres przedszkola/szkoły, placówki;

– cel wycieczki;

– nazwę kraju (jeśli jest to wycieczka zagraniczna), miasto, trasę wycieczki;

– termin;

– numer telefonu kierownika wycieczki;

– liczbę uczniów, w tym liczbę uczniów niepełnosprawnych;

– klasę;

– liczbę opiekunów wycieczki;

– środek transportu;

– program wycieczki.

W programie wycieczki należy uwzględnić:

– datę, godzinę wyjazdu i powrotu;

– długość trasy (w kilometrach);

– miejscowość docelową i trasę powrotną;

– szczegółowy program wycieczki od wyjazdu do powrotu;

– adres miejsca noclegowego i żywieniowego oraz przystanki i miejsca żywienia.

Kierownik wycieczki i opiekunowie wycieczki pod programem podpisują oświadczenie swoim imieniem i nazwiskiem oraz podpisem: Zobowiązuję się do przestrzegania przepisów dotyczących bezpieczeństwa w czasie wycieczki.